Kui olete ikka veel keegi, kes prindib meile, veebilehti ja muid dokumente, saate seda kohe peatada. Teil on paremaid viise oma teabe jälgimiseks ja kiirema juurdepääsu saamiseks - lõpuks ei saa sõnu otsida füüsilistest paberitükkidest.
Kohtuasi trükise vastu
Trükkimine on kulukas ja ebamugav, mis nõuab sageli kallite tindikassettide, printeripaberi ja uute printerite kasutamist, kui see odava tindiprinteri paratamatult ebaõnnestub. Kogu see paber muutub segaduseks, mis peab olema korralikult organiseeritud või te ei saa kunagi seda, mida otsite. Te ei pääse sellele juurde, kui olete oma kontorist eemal, ei saa te sellel otsida, ja teil on ainult üks eksemplar, nii et teil on probleeme, kui sellega midagi juhtub.
Trükkimine oli vajalik, kui arvutid olid suured tellised, mis olid lauale kinnitatud. Nüüd kõnnime koos oma taskutega arvutitega, tahvelarvutitega, mis suudavad paberit paberi suurusele ligilähedasemaks muuta, ja pilveteenuseid, mis võimaldavad kõikidel teie seadmetel oma dokumente varundada ja sünkroonida. Saate otsida dokumente, mille olete salvestanud nende sisalduvate sõnadega, nii et te ei pea keerukaks registreerimissüsteemiks seadistama ja seda haldama.
Kuidas mitte printida
Meid ei pruukinud kaua aega tagasi trükkida, kuid seal on palju inimesi, kes ikka veel e-kirju ja veebilehti regulaarselt printida. Proovime pakkuda näpunäiteid, mis aitavad teil printerist eemal viibimise ja uude säästmise ja korraldamise viisi, mis on mõttekas.
- Loo digifailide kabinet: Esiteks tahate otsustada, kuhu asute präänike asemel asju. See aitab omada ühtset asukohta, kus säästa kõik. Soovitame mõnda pilveteenust, mis sünkroonib kõiki teie seadmeid nii, et saaksite neile juurdepääsu nutitelefonidele, tahvelarvutitele ja arvutisse. Paljud inimesed kasutavad Evernote oma arhiivina kõigi oma märkmete ja dokumentide jaoks, kuid võite ka salvestada sellesse pilvaruumi teenusesse nagu Dropbox, Google Drive või Microsoft OneDrive. Kui sa tõesti eelistavad kohalikku talletusruumi, võite oma faile oma arvutisse salvestada - aga kindlasti seda ka varundada. See on vähem mugav, kui peate faile teistele seadmetele käsitsi kopeerima, kui soovite neid mujalt vaadata.
- Trüki PDF-faili: Kõik, mida võite printida - olenemata sellest, kas see on kviitung, dokument, e-kiri või veebileht - saab PDF-faili printida. Esiteks peate oma Windowsi arvutisse installima PDF-printeri. Seejärel saate printimisprotsessi normaalselt läbi vaadata, valides virtuaalse PDF-printeri. Saad faili, mille saate salvestada näiteks Evernote või Dropbox.
- Meilide printimine: E-kirju saab printida PDF-i samamoodi. Samuti võite proovida neid tähistada (kui kasutate Gmaili) või lisades need spetsiaalse kausta või sildi juurde, kus saate neile hiljem viidata. Nendele meilidele saab pääseda hiljem igast seadmest e-posti kliendiga - pole vaja trükkida.
- Veebilehtede printimine: Kui prindite veebilehti, et viidata hiljem, võite selle printida PDF-aseni. Samuti saate neid järjehoidjaid hiljem vaadata (teie järjehoidjad saavad sünkroonida kõikides seadmetes). Kui soovite veebilehte hiljem lugeda, kasutage teenust Pocket või Instapaper, et luua nimekiri kraamidest, mida soovite lugeda. Sellised teenused hõlmavad veebi lehte, teisendavad seda loetavaks tekstiga seotud artikliks ja isegi salvestavad seda mobiiltelefonides võrguühenduseta, et saaksite veebilehte hiljem ilma printimiseta lugeda.
- Kaartide printimine: Kui teil on GPS-ga nutitelefoni, ei tohiks teil kaardid printida. Kui kasutate Google Mapsi, võite sisse logida Google Mapsi rakendusse ja vaadata teie arvutis Google Mapsi veebisaidil tehtud otsinguid. Loomulikult võite lihtsalt ka PDF-i printida.
- Faksimisdokumendid: Mõned kaltsifitseeritud vanad ettevõtted nõuavad endiselt fakse. Fakside saatmiseks veebis saate kasutada teenust HelloFax. HelloFax pakub viie tasuta faksi kuus - see peaks olema enam kui piisav kodukasutajatele, kes ainult aeg-ajalt vajavad ettevõtte faksimist.
- Kui keegi nõuab trükitud dokumente: Kahjuks nõuavad mõned organisatsioonid trükitud dokumente. Sellest pole lihtsalt midagi. Kui nad ei võta PDF-d e-posti teel, peate printima.
- Mida teha vanade paberdokumentidega: Paberkandjal on lihtsam käia edasi, selle asemel, et otsustada kõiki oma vanu paberkandjal dokumente digitaalsetele versioonidele teisendada - see võib olla palju tööd. Sellest hoolimata võite skannida oma vanad dokumendid PDF-failidesse skanneri abil.
Teie digitaalfailide kasutamine
Teie digitaalsel tööruumil on nüüd mitmeid eeliseid, mida paberil pole:
- Varundamine: Teie failid varundatakse, kui olete neid salvestanud teenusega Evernote, Dropbox, Google Drive või SkyDrive. Kui teie maja põleb, siis ei kaota olulisi dokumente.
- Otsing: Saate hõlpsalt otsida kõik oma elektroonilised dokumendid, et leida vajalikke dokumente, ilma sõelumata paberi mägede kaudu. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, isegi Windows - neil kõigil on täistekstiotsingu funktsioonid.
- Juurdepääs kõikjal: Teie paberitesse pääsete juurde igale arvutile, nutitelefonile või tahvelarvutile. Kui olete välja ja peate midagi välja nägema, saate seda teha oma nutitelefonist, selle asemel et koju minna ja kaevata läbi oma paberid.
- Ei ole segadust: Sa ei pea muretsema oma dokumentide salvestamise, organiseerimise, salvestamise ja avaldamise pärast.
- Trükihindad puuduvad: Kui te ei pea ostma kallist tinti, odavaid printereid ja printeripaberi kaarte, säästate raha.
Muidugi võivad mõned dokumendid olla liiga tundlikud veebi salvestamiseks. Sellises olukorras võite alati kasutada krüptimist - luua krüptitud konteiner ja salvestada see teenuses nagu Dropbox, Google Drive või SkyDrive. Inimesed vajavad parooli enne nende dokumentidele juurdepääsu.
