H-pilt on koduks
E-post võib hõlbustada suhtlemist, kuid see võib aja kaotada. Saate aega säästa, kuidas sissetulevaid e-kirju töödelda ja kirjutada väljaminevaid e-kirju.
2005. aasta uuringu kohaselt näitasid tööintervjuud, et e-kirjaga raisatud aeg tõi 10 000 töötajaga ettevõttele kaasa umbes 152 miljoni dollari suuruse palga aastas.
E-post on selgelt oma nõrkade külgedega. Ebaselgeid e-kirju häirivad töötajad olulistest tööülesannete täitmisest, pilve suhtluskanalitest ja loovad sageli lisatöid. Vältige e-posti lõkse, järgides alltoodud soovitusi.
Kuidas sissetulevad meilid teie aega veetavad
Dvortygirli foto
On mitmeid e-kirju, mis võivad teie aega raisata. Need mis:
- Võib kärpida mitmest sõnumist ja lühendada terviklikuks
- Ärge otseselt teiega seotud
- Kas olete seotud teiega, kuid mitte otsesel viisil, mis jätab teid kindel, kuidas või kui peaksite vastama (ja sööb aega)
- Ärge suunake teid midagi tegema (mis on ebaotstarbekas)
- Hävitage ja / või julgustame teid veebis aega veeta
- E-posti jaoks ei sobi ja dünaamilise kommunikatsioonikanaliga, näiteks ärikohtumiste või mõne muu sisu jaoks sobivama vorminguga (nt informatiivne, iseseisev dokument)
Kuidas sissetulevaid kirju tõhusalt töödelda
E-kirjade tõhusaks lugemiseks ja töötlemiseks peate keskenduma kahele küsimusele - e-kirja kujundamine (või selle puudumine) ja otsustamine, milliseid meetmeid võtta vastuseks.
1. samm: sõnumi välja selgitamine (või selle puudumine)
Kui loete uue e-kirja, võtke nii palju aega kui võimalik, et välja mõelda:
- Kas kõneleja tegeleb otse või kaudselt
- Kas kõneleja on teile öelnud, mida nad sinust ootavad
- Kas seda tehakse selgesti
- Kas üldine sõnum on teie jaoks asjakohane?
- Kas üldine sõnum tundub olevat sobiv, võttes arvesse teie suhet saatjaga (või nende puudumine, näiteks kui nad üritavad näiteks luua ärisuhteid)
See aitab teil teada saada, milline on e-kirja teade ja kuidas soovite vastata. See tähendab, et kui te kavatsete esimesena reageerida.
Eriti tähtis on märkida, kas kõneleja teeb üht või mitut asja, mis võib sind meelitada väärtuslikku aega raiskama, näiteks:
- Ei ole selge, mida nad üritavad öelda
- Keele kasutamine segadust tekitavas või eufemistilises vormis, et vältida konkreetset rääkimist (nt "pean mõtlema, et peame südamega mingil hetkel olema", versus "Kas saate sel nädalal helistada mulle, et saaksime telefonil midagi olulist rääkida?" ")
- Rabbleerib või läheb teema juurde
- Siia kuuluvad andmed, mis ei ole teie äri, sobimatud, solvavad või segased
- Cc või võta ühendust teid puudutavate sõnumitega
- Sama sõnumi kordamine mitmesuguste e-kirjade kaudu või selle kordamine, mis on juba hõlmatud varasemates teatistes, va e-post
- Kirjutades midagi, mida olete juba arutanud ja lahendanud - unustatud või hooletu viisil
Sellistes olukordades peate olema eriti ettevaatlik, et reageerida tõhusalt, mis minimeerib, kui palju aega kommunikatsioonile kulutab. Kuna on üsna lihtne lasta ülalnimetatud ebaselgeid e-posti stsenaariume tühjendada teie aega.
2. samm: otsustage, milliseid meetmeid võtta
Kui teate, mis sõnum on olemas, siis selgitage välja kõige produktiivsem viis vastata. Siin on mõned tüüpilised vastused:
- Vestluse muutmine paremaks kommunikatsioonivahendiks, näiteks telefoni- ja konverentsikõned
- Mitme inimese (mitte e-posti teel) korduva küsimuse vastamine, vaid rohkem infoturuga keskkonnas, mida saab jagada, näiteks Google Doc
- Te ei reageeri sõnumitele, mis ei selgita, mida kõneleja sinult ootab (isegi kui see tundub veidi ebaviisakas)
- Ebakindlate sõnumite käsitlemine otseste ja lühikeste konkreetsete küsimustega, näiteks "Kui soovite, et aruanne oleks lõpule jõudnud?" Või "Kuidas soovite, et saaksin selle projekti kaasa aidata?"
- Telefoni laadimine ja isiku helistajaga võib juhtuda, et drama- või kommunikatsiooniprogramm hakkab ilmnema - e-kirja väljavõtmine võtab vaid kauem aega ja võib konflikti intensiivistada
3. samm: hankige tagasi ülesandele
Kõige tähtsam on see, et kui olete e-kirjale vastanud (mis võib seisneda vastamata jätmises ja selle asemel sõnumi kustutamises), peate tööle naasma. Liikuge oma postkasti ootel olevasse järgmistesse e-kirjadesse või lülitage käigud tagasi ja naasete tööle, mitte aga teiste inimeste päringutele vastamiseks.
Kuidas saata e-kiri võib aega veeta
Foto Adikos
Lisaks on mitut tüüpi e-kirju saadate mis võib teie aega raisata. Need mis:
- Mittevajalikult seletatakse mitmeks sõnumiks, millest igaüks võtab aega ja mõtlesin, et see sobib ühe tervikliku asemel
- Ärge otseselt seotud saajaga, mis on teie jaoks jõupingutuste raiskamine
- Ei ole piisavalt selge ja kasutage pika e-posti vestlusi ja / või arusaamatusi või mingit produktiivset tegevust (see tähendab, et peate veetma vestluse algatamise hiljem uuesti)
- Ärge suunake adressaati mõne toimingu tegemiseks, mis on ebaotstarbekas
- Jälgige ja julgustame saajat veebis aega raiskama - see tähendab, et see julgustab teid ka sama
- Ei ole sobiv e-posti vormingus, kuid on paremini edastatud reaalajas vestluse kaudu või juhendava või informatsioonirikuga dokumendi kaudu, nagu näiteks manuaal, blogi artikkel, KKK-leht, ettevõtte aruanne või PowerPointi esitlus
Kuidas saata kirja tõhusalt
Et kirjutada e-kirju, mis ei päästa teie aega pika aja jooksul (rääkimata teie saaja ajast), peate keskenduma viiele asjale: selge sõnumi saatmine, palve saaja jaoks tegutseda astuda samme, kasutada head struktuuri, redigeerida enne kui sa saad saata ja tõhusalt jälgida.
1. toiming: saate oma sõnumist selgeks
Enne kui saadate isegi e-kirja välja, peate sõnumisse saama kristallselge. Määrake:
- Mida sa tahad suhelda
- Miks sa tahad seda edastada?
- Milliseid meetmeid soovite oma saajal võtta
- Kuidas teid kõige paremini veenda neid selliseid meetmeid võtma
Siin on mõned üldised põhjused e-posti saatmiseks:
- Kellele meelde tähtaega
- Andke kellelegi kirjalikke juhiseid ülesande täitmiseks
- Küsima kiiret küsimust, millele saab kirjalikult piisavalt vastata
- Et vastata kiirele küsimusele, millele saab kirjalikult adekvaatselt vastata
- Mööduda ajaliselt tundliku teabega
- Pakkuda kohtumiste ajakavale sobivaid kuupäevi
- Pärast koosolekut jälgida ja näidata tunnustust
Kõigil nendel näidetel, välja arvatud viimane, soovite, et teie adressaat võtaks mõnda tegevust (isegi kui see lihtsalt teile vastuseks antakse).
Mõnikord ei tundu toiming midagi hagi. Võib-olla soovite:
- Mööda oma töökaaslase otsa
- Andke oma sõpradele teada, et olete oma reisi sihtkohta ohutult maandumas
- Andke lühike ülevaade sellest, kuidas teete oma uude sihtkohta ja kuidas jõuate järgmise mitme nädala jooksul
Igas sellises olukorras ei ütle te oma saajale midagi ette võtta. Kuid eeldatakse, et nad ei võta midagi ette, kui sa annad e-posti nõuetekohase sulgemise või vähemalt oma nime allkirjastamisega. Nad mõistavad, et kommunikatsioon võib hõlpsasti teie e-kirjaga lõpule viia; et nad ei pea vastama.
2. aste: paluge oma saajal astuda samme astuda
Selleks, et kirjutada tõhusaid e-kirju, mis aitavad teil aega säästa, peate need tegutsema. Ja peate veenduma, et teie adressaat on selge, millistest toimingutest oodatakse.
Kui te ei soovi seda teha, vaid püüate oma elu lugu välja selgitada või selgitada, miks te järgmise iPhone'i mudeli jaoks kasutate, selle asemel, et saada uusimat, võite unustada säästa aega, sest sulle meeldib kirjalik kirjutamine palju mõtteid ja aega.
E-posti tegemiseks tehke järgmist:
- Tähtaegade kehtestamine
- Katastroofikavade koostamine
- Võimalike võimaluste pakkumine järgmisele tegevussuundumusele (nt kellaajad, mille jooksul olete isiklikul koosolekul saadaval, asukohad, kus teid saab kohtuda)
- Arvamuse esitamine, kui seda küsitakse
- Soovi koostamine, mis sobib kirjutamiseks ja on tegelikult mugavam, kui kasutate teist suhtlusviisi
- Näpunäidete esitamine ülesande jaoks, mille saaja on nõustunud teostama
Oletage ennetav ja kindel, kui kirjeldate astutud samme. Ärge küsige avatud küsimusi, kui pole muud võimalust. Kuna avatud küsimused on vastupidine vaidlustatavale sisule.
siin on mõned näidised:
- Selle asemel, et saaja teeks teile oma ajakava (ja raiskaks e-kirja protsessis), alustage, saates neile oma olemasolevad koosolekuajad.
- Selle asemel, et küsida oma saajalt, mida nad mõtlevad teatud ärilistel eesmärkidel, kirjeldage võimalikku otsust ja esitage tagasisidet; nii ei pea nad midagi ise midagi välja tulema ja selle asemel on midagi töötada
Teil on e-posti võimalus esitada hagi, pakkudes lugeja jaoks selgeid juhiseid ja hoides sisu hagi esitamise asemel avatud.
Kõige tähtsam on see, et peate kindlasti kindlasti teavitama mis tahes tegevust, mida ootate oma lugejast. Ära ole kindel, et nad teavad, et soovite selle nädala kohtumisi korraldada, vaid pakute oma olemasolevaid aegu. Ärge arvestage, et nad teavad, millist töökohta teie juhiste kogumit kohaldatakse. Selgitage seda selgesõnaliselt ja lubage neile teada, mida te neid soovite teha.
3. samm: luua hea struktuur
Üks teie sõnum on selgelt määratletud ja te olete selle toimepannud, on aeg seda korraldada sel viisil, et selgust ja teie esitatud hagisid esitada.
Lõiked: Üldreegel on järgida viite lausega viiteid. Veebi lugemisel pole mitte ainult keeruline keskenduda pikkadele lõigetele, kuid karmid lõigud annavad adressaadile võimaluse kaotada fookus ja eirata kõige olulisemaid punkte. See toob kaasa lohakaid või üleliigseid vastuseid, mis häirivad sidekanalit.
Laused: Lausete kirjutamisel kasutage aktiivset häält. Hoidke lauseid lühikesed ja täpsed. Vältige puutumatust või asjatut seletust oma arutluste või tundetega. Selle asemel järgige fakte ja toiminguid, mida soovite, et teie saaja võtaks.
Sõnad: Püüdke mitte kasutada suuri sõnu või slänge, kui teadad, et teie publik neid ei mõista. Vältige nalju ja kultuurilisi viiteid, mida võib valesti aru saada, sest kõik, mida võib kergesti valesti tõlgendada, on võimalikuks takistuseks tõhusale suhtlemisele.
Vältige täiendavaid sõnu ja kvalifitseerivaid fraase. "Arvestades praegust olukorda, kus see praegu toimub, arvan, et oleks mõistlik, et …" on kvalifitseeruv avaldus, mis mitte ainult ei raiska sõnade ja ajaga, vaid häirib tõelist sõnumit.Selle asemel esitage lihtsalt soovitus, ilma et peaksite seda kvalifitseerima.
Teine näide: "Ma mõtlesin, et ma võiksin teilt küsida …" Lõika see lause välja ja lihtsalt küsige küsimust. See suurendab ka teie usaldust, sest te ei taha alateadlikult loata ennetavalt suhelda.
Kirjavahemärgid: Hoidke kirjavahemärke lihtsaks. Sobivad sõnad ja fraasid on tõhusad ainult siis, kui kasutatakse viisakana, kui käivitate suhtlemise kellega, kellega soovite äri- või isiklikke suhteid. Sellistel juhtudel ei pruugi te kindlasti soovida tulemist, vaid kasutate mõnda viisakat fraasi, et näidata austust oma aja suhtes.
Kommentide kasutamise minimeerimine - see aitab loomulikult hoida lauseid lühike. Vältige laiskat tekstipõhist kõnet, dot dot-dot-punkti ja järjestikuste komadega. Selle asemel lühendage oma lauseid õige inglise keelega ja kasutage kontraktsioone, kui see on mõttekas, sest nad muudavad lugemise voogu paremaks.
Lisaks kaaluge täppipunktidega nimekirjade kirjavahemärke ja kasutage peamiste sektsioonide lõhestamiseks kriipsjoont (mis võivad sisaldada üht või mitut lõiku).
4. samm: muutke enne saatmist
Enne e-kirja saatmist võtke seda 1-2 minutit, et seda lugeda valjult. See aitab teil vigu teha või märkida ebameeldivaid osi, mida tavaliselt tavaliselt isiklikult ei ütle. Kõigi lisamärkuste ärahoidmine ja kirjavahemärkide lihtsustamine. Kuulutage nimekirjad välja ja lõigake need lõigud alla.
Kui saate järgmiste küsimustega vastata "jah", siis olete valmis saatma "saatma":
- Kas sõnum on selge?
- Kas ootused on esitatud ja selgelt välja toodud?
- Kas minu saaja suudab oma sõnumi edukalt vastu võtta? Edu tähendab, et nad teavad, millist vastust nad oodatakse.
- Kui rolle tühistati, kas ma saaksin selle sõnumi edukalt vastu võtta?
5. samm: jälgige tõhusalt
Lisaks peate oma e-kirjades jälgima ennetavat tegevust. Kui keegi ei reageeri otsesele taotlusele, ärge raisake aega, et mõelda, mis juhtus. Selle asemel saatke nendega registreerimiseks viisakas, kuid otsene jälgimismeil. Rakenda ülaltoodud põhimõtteid. Ära raiska liiga palju aega vastuse saamiseks; kui saaja ei suhelda teiega, teate, millal liikuda või läheneda neile isiklikult.
Kasutage e-posti, et säästa aega
E-post võib teile palju aega säästa, kui teate, kuidas seda tõhusalt kasutada. Ja see kehtib nii sõnumite saatmise kui vastuvõtmise kohta.
E-kirju saab kõige paremini kasutada toimivate sõnumite edastamiseks, mis on kirjalikult edastatud. Kui kasutate e-posti eeliseid ja väldite paljusid aja jooksul kulutatavaid lõkse, siis see on võimas tööriist.
